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BBK Nr. 11 vom Seite 493 Fach 7 Seite 1178

Automatisierung des Dokumentenflusses und der Belegarchivierung

Durch elektronische Dokumentenverarbeitung zum papierlosen Büro

Dipl.-Kfm. Dr. Carsten Bruns und Michael Peun, Bonn
++ Kernaussagen ++

Im täglichen Geschäftsablauf fallen schon bei kleinen und mittleren Unternehmen unzählige Dokumente unterschiedlichster Art an: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Lieferscheine usw. Die elektronische Bearbeitung, Verbuchung und Archivierung der anfallenden Dokumente bietet jedoch beträchtliches Rationalisierungspotenzial und kann einen Wettbewerbsvorteil darstellen.

I. Betriebswirtschaftlicher Optimierungsbedarf im dokumenten-bezogenen Arbeitsablauf

Für das Dokumentenmanagement und die Belegarchivierung werden verschiedenen Studien zufolge in europäischen Unternehmen Hunderte von Millionen Euro unnötig ausgegeben. Die große Mehrheit der Führungskräfte (90 %) kennt nach einer neueren Untersuchung die Kosten ihres Unternehmens für die Verwaltung und Erstellung von Dokumenten nicht, obwohl fast ebenso viele zustimmen, dass Dokumente von entscheidender Bedeutung für die Funktionsfähigkeit ihres Unternehmens sind (Xerox, 2003).

Nach den Ergebnissen der Umfrage verbringen Führungskräfte über 45 % ihrer Arbeitszeit mit dokumenten-bezogenen Tätigkeiten, d. h. ca. 22 Wochen im Jahr. Bereits aus einer früheren Studie von Xerox ...