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NWB-BB Nr. 2 vom Seite 40

Aufbewahrungsfristen: Geschäftsunterlagen 2020 fristgerecht vernichten

Neue Regelungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz III

Dipl.-Betriebsw. Jörgen Erichsen

Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet, Geschäftsunterlagen bis zu zehn Jahre lang aufzubewahren. Im Laufe der Zeit entstehen somit immer mehr Verzeichnisse, in denen Dateien und Dokumente gespeichert und verwahrt werden müssen. Diese Lagerung und ggf. Suche nach Unterlagen kostet auch bei guter Ordnung Zeit und Geld. Nutzen Sie bzw. Ihre Mandanten daher die oft ruhigere Zeit in den ersten Wochen des Jahres, um Lagerräume und elektronische Archive systematisch zu durchsuchen und von nicht mehr benötigten Dokumenten zu entrümpeln. Im Folgenden erfahren Sie, von welchen Akten und Dateien Sie sich im Jahr 2020 trennen können.

I. Diese Unterlagen und Dokumente müssen aufbewahrt werden

Da die steuerlichen und handelsrechtlichen Vorschriften weitgehend übereinstimmen, orientiert sich der Beitrag an den steuerrechtlichen Vorschriften, weil diese im Zweifel maßgebend sind. Zudem wird im Folgenden nicht auf Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgebieten, etwa dem Arbeitsrecht, eingegangen.

Unternehmer sind nach § 147 Abs. 1 AO (Abgabenordnung) und dem HGB (Handelsgesetzbuch) verpflichtet, insbesondere folgende Unterlagen aufzubewahren:

Checkliste (Download als Word-Dokument)

Checkliste: Aufzubewahrende Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO

  1. Bücher und Aufzeichnungen, z. B. Grund-, Haupt-, Nebenbücher,...