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Telefonieren – Ihre Visitenkarte

RENO Nr. 9 vom Seite 14
Dipl. Betriebswirt Rolf Leicher; Heidelberg

Das Telefon ist die Visitenkarte der Anwaltskanzlei und des Notariats und vermittelt jedem Anrufer einen entscheidenden ersten Eindruck. Obwohl die Meldeformeln für die Mitarbeiter meist zweitrangig sind, legt der anrufende Kunde auf eine individuelle Begrüßung großen Wert, oft unbewusst. Der erste Eindruck ist immer entscheidend.

Begrüßung

Die Begrüßung eingehender Gespräche besteht aus drei Bausteinen: 1) Name der Firma 2) Tagesgruß 3) Eigenname. Die Reihenfolge der Bausteine macht einen kleinen Unterschied.

  1. „Kanzlei Mustermann, Andrea Klein, guten Tag.“

  2. „Guten Tag, Kanzlei Mustermann, Andrea Klein.“

  3. „Andrea Klein, Kanzlei Mustermann, guten Tag.“

Es wirkt persönlicher, wenn man zu seinem Namen noch den Vornamen erwähnt. Manche Mitarbeiter melden sich nur mit ihrem Zunamen, sie empfinden die Beziehung zum Anrufer zu nah, wenn sie noch den Vornamen nennen. Besteht die Kanzlei aus mehreren Partnern, die alle genannt werden, bleibt keine Zeit mehr für den eigenen Namen. Denn die Begrüßung sollte nicht mehr als acht Wörter lang sein. Komplizierte Eigennamen versteht der Anrufer meist nicht und sind für ihn ohne Bedeutung. Wichtig ist vor allem der passende Tagesgruß: „Guten Morgen“, nur bis...

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